De 9 nadelen van bestandsbeheer zonder PDM-systeem

Werk je met SOLIDWORKS en heb je geen PDM-systeem? Dan heb je vast een manier bedacht om bestanden te beheren en gestructureerd samen te werken. Al is het maar om te voorkomen dat je in verschillende of verouderde ontwerpbestanden zit te werken.

Heb je een klein bedrijf met weinig mensen die met de ontwerpbestanden werken, dan kan een reeks afspraken goed werken – mits iedereen zich eraan houdt natuurlijk.

Wanneer PDM onmisbaar is

Voor grotere bedrijven met flinke ontwerpafdelingen waar ook nog eens veel interactie is met andere afdelingen, klanten en onderaannemers, is een PDM of PLM-systeem vrijwel onmisbaar. Geloof ons, er raken nogal eens bestanden kwijt of productie krijgt een verouderd werkbestand aangeleverd bijvoorbeeld. Werken zonder een PDM/PLM-systeem vereist alertheid en een super gestructureerde werkwijze van jou en je collega’s. De keten is tenslotte zo sterk als de zwakste schakel.

Wil je meer weten over PDM? We hebben verschillende blogs over dit onderwerp:

Wat is Product Data Management (PDM)?

Hoe maak je een back-up van SOLIDWORKS PDM Standard & Professional?

3 tips voor een succesvolle PDM update.

SOLIDWORKS tips als je zonder PDM-systeem werkt

Er zitten veel voordelen aan het beheren van bestanden met een PDM-systeem. Wil je het toch zelf oplossen zonder PDM, overweeg dan goed de nadelen die ik hieronder beschrijf. Waar mogelijk hebben we nog enkele tweaks of workarounds om de nadelen te beperken.

Nadeel 1: ongewild overschrijven van bestanden

SOLIDWORKS beheert niet de lees- en schrijfrechten van bestanden op een server. Het kan dus zomaar gebeuren dat je collega jouw ontwerp overschrijft met een verkeerde versie. Dat kost dure ontwerptijd en daardoor loopt je time-to-market snel op. Met een goed data management systeem is dit probleem verleden tijd.

Workaround

Hoe voorkom je ongewenst overschrijven van bestanden als je geen PDM-systeem hebt? Ga naar de SOLIDWORKS System Options. Bij ‘External References’ kun je met een vinkje aangeven dat read-only bestanden genegeerd moeten worden bij het opslaan van bestanden. Zo voorkom je dat wijzigingen aan read-only bestanden kunnen worden opgeslagen.

Nadeel 2: Een gebrekkig beheer van lees- en schrijfrechten

Met PDM kun je lees- en schrijfrechten perfect instellen, zonder PDM is dat een stuk lastiger. Toch zit er in SOLIDWORKS een optie om de lees- en schrijfrechten te beheren zodat meerdere mensen dezelfde bestanden kunnen openen.

Als bijvoorbeeld persoon 1 een bestand opent in SOLIDWORKS krijgt deze persoon de schrijfrechten van Windows. Als persoon 2 dit bestand wil aanpassen dan wordt persoon 1 gevraagd om het bestand af te sluiten zodat persoon 2 het bestand kan openen en opslaan. Vind je dit hinderlijk? Er is een workaround.

Workaround

De SOLIDWORKS functie Collaboration helpt je om lees- en schrijfrechten te beheren. Deze functie kun je aanzetten in de System Options. Hiermee wordt het mogelijk om eenvoudig de lees- en schrijfrechten van geopende bestanden te wijzigen zonder dat je de bestanden hoeft af te sluiten.

Let wel op: hiermee maak je wel ongewenste overschrijvingen mogelijk. Ons advies? Ga over naar SOLIDWORKS PDM.

Nadeel 3: het inefficiënt opzoeken van bestanden in SOLIDWORKS Explorer

Zonder een PDM/PLM-systeem is het opzoeken van bestanden niet efficiënt. Er is echter wel een alternatief in SOLIDWORKS Explorer. Hiermee kun je bestanden zoeken, de eigenschappen bekijken, verplaatsen, vervangen, hernoemen, de ‘Where Used’ opvragen en referenties opzoeken.

Dit doe je allemaal op bestandsniveau. Een bijkomend nadeel is dat het veel tijd kost en de kans op fouten vergroot, zeker bij grote samenstellingen. Bijvoorbeeld omdat de juiste mappen ontbreken in de lijst waarin je zoekt. Niet ideaal dus, maar een tip die mogelijk toch handig is zonder PDM.

By the way: functionaliteiten zoals Pack and Go, Rename, Replace, and Move zijn vanaf SOLIDWORKS 2020 in Windows Explorer beschikbaar en dus niet meer in SOLIDWORKS.

Nadeel 4: langere laadtijden

Ontwerpbestanden worden vaak opgeslagen op een server. Dat betekent dat bij het openen van een ontwerp eerst alle bestanden moeten worden gedownload. Dat kost tijd. Dit geldt natuurlijk ook bij het opslaan van bestanden. Het niet lokaal werken in SOLIDWORKS kan soms grote gevolgen hebben voor de prestaties in SOLIDWORKS.

Nadeel 5: Referenties kopiëren via Pack and Go werkt tijdrovend en omslachtig

De standaard tool binnen SOLIDWORKS genaamd Pack and Go is een belangrijke tool om bestanden te kopiëren inclusief referenties.

Het gebruik van Pack and Go kan veel tijd kosten bij grotere samenstellingen. Dat komt omdat alle referenties op bestandsniveau worden gezocht. Een PDM-systeem maakt gebruik van een databasemodel dat veel sneller is.

Nadeel 6: back-uppen via Pack And Go genereert onnodige data

Pack And Go is niet bedoeld om een back-up mee te maken. Toch wordt dat wel eens gedaan. Waarom is dit een slecht idee? Als je een hele samenstelling inclusief tekeningen kopieert om een back-up te maken wordt veel onnodige data gegenereerd. PDM back-up werkt sneller en gemakkelijker. Lees hier alles over in deze blog over PDM Back-up en Restore.

Nog een nadeel is dat je de functie ‘Where Used’ niet meer kunt gebruiken en er daardoor dubbele bestanden ontstaan.

Nadeel 7: Je hebt geen revisiebeheer

De revisietabel staat misschien wel op tekening maar er is geen revisiebeheer omdat je alleen de laatste versie kan gebruiken. Hierdoor kun je dus niet teruggaan naar een vorige versie. Als je PDM gebruikt, wordt een revisiegeschiedenis aangemaakt en kun je dus terugvallen op oudere versies.

Nadeel 8: Bestandsnamen worden niet gecontroleerd op een unieke naam

Zonder PDM kun je niet voorkomen dat de verkeerde bestanden overschreven worden, of dat er dubbele bestanden ontstaan. Met als gevolg dat data verloren kan gaan of er discussie ontstaat over de juiste versie.

Nadeel 9: Je hebt geen beheer van gebruiksrechten

Zonder PDM kun je geen gebruiksrechten beheren. Dus iedereen kan ieder bestand inzien en aanpassen. We hoeven je niet te vertellen wat voor problemen dit allemaal kan opleveren.

De oplossing: PDM

Nadelen te over dus als je zonder PDM-systeem bestanden wil beheren. Gelukkig is er een oplossing voor het samenwerken in en beheren van bestanden: SOLIDWORKS PDM. Dit werkt volgens een file-based systeem. De volgende stap is daarna een item based systeem: SOLIDWORKS Manage.

Ben je al helemaal overtuigd? Vraag dan een offerte aan via onderstaande knop!